تعتبر أدوات جمع البيانات من أهم العوامل المساعدة للقائمين على العملية التعليمية بمؤسسات التعليم قبل الجامعي، فى تقييم أدائهم ذاتياً؛ من أجل الوقوف على ما تم تحقيقه من مؤشرات ومعايير فى كلٍّ من مجالي: القدرة المؤسسية، والفاعلية التعليمية، فى إطار السعي نحو ضمان الجودة والاعتماد، و يهدف استخدامها إلى:
• تقييم معايير القدرة المؤسسية، والفاعلية التعليمية، وتتضمن أدوات التقييم (مدير المؤسسة التعليمية، والمعلم، والمتعلم، ومدير وأخصائي وحدة التدريب والجودة، والأخصائي الاجتماعي، والأخصائي النفسي، وأخصائي التكنولوجيا). ويُحدد الدليل هدف كل من هذه الأدوات، ومستخدميها.
• دراسة الفروق فى البيانات قبل خطط التحسين وبعدها؛ لمعرفة مدى التقدم الحادث فى التطوير.
• المساعدة فى دعم العلاقة بين المؤسسة التعليمية وجميع المعنيين من داخل وخارج المؤسسة من أولياء الأمور والمجتمع المحلى، والعاملين، والمتعلمين، وغيرهم، من خلال تفهم وجهة نظرهم فى التطوير المدرسي.
• التعرف على العوامل، التي تُسهم فى تحسين أداء المؤسسة والعملية التعليمية؛ بما يُحقِّق معايير الجودة .